一、引言

职业教育作为我国教育体系的重要支柱，肩负着培养高素质技术技能人才的使命。近年来，国家职业教育改革与高质量发展行动计划等政策推动高职院校从“规模扩张”向“内涵提质”转型，双高计划、岗课赛证融合等改革对内部治理的精细化、智能化提出更高要求。档案管理作为办学历史的“原始载体”、质量评估的“核心依据”，其现代化水平直接影响学校治理效能与办学质量。

新形势下，档案管理已突破“收集-整理-保管”的传统闭环，向数字化存储、智能化检索、价值化利用转型。但实践中，部分高职院校因资源投入不足、重视程度不够，档案管理仍停留在“被动应付”层面，纸质档案占比高、数字化转化率低等问题突出。因此，探究档案管理困境与优化路径，对提升内部治理能力、强化人才培养质量具有重要意义。

二、高职院校档案管理的核心价值

（一）记录发展轨迹，留存办学记忆

档案涵盖院校党政管理、教学改革、专业建设、校企合作等各类原始记录，完整呈现办学发展历程，是传承校园文化的重要载体。部分院校通过梳理校史档案挖掘特色资料，既展现办学亮点，也为思政教育提供素材；同时，档案中的历史数据与经验，能为学校规划制定、教学改革提供参考，规避决策盲目性。

（二）衔接各项工作，提升治理效能

档案是教学、科研、行政管理的重要纽带，可为课程修订、项目申报、制度完善等工作提供历史依据。某院校借助分析课程档案与竞赛数据优化“岗课赛证”融合体系，使学生职业资格证书考取率同比提升23%，凸显其对治理效能的提升作用。

（三）支撑质量评估，彰显办学实力

办学质量评估、“双高计划”验收等核心工作需以规范档案为依据，专家可通过档案全面掌握院校关键办学信息。档案管理规范与否直接影响评估结果，规范管理能清晰展现办学优势，助力院校在评估中占据主动，提升行业声誉与社会影响力。

三、新形势下高职院校档案管理面临的现实困境

（一）认知偏差致重视缺位，地位边缘化

档案管理的服务性与隐性价值易被忽视，学校领导聚焦招生、教学等显性工作，对档案管理的资金、人员支持不足；教职工将档案管理视为专属职责，忽视材料收集归档。最终导致档案管理经费短缺、库房简陋，部分院校甚至突击编造档案，破坏其真实性。

（二）队伍建设滞后，专业素养不足

档案管理人员多为行政兼职或转岗人员，缺乏档案相关专业背景与系统培训，83.3%未参与省级以上信息化培训，仅能完成基础操作；47.6%因工作繁琐、待遇偏低、晋升渠道窄，存在“重保管、轻利用”的消极心态，影响工作质量。

（三）基础设施薄弱，数字化转型缓慢

硬件上，档案部门多使用淘汰设备，部分院校无专门库房，档案堆放杂乱，检索不便且损毁丢失风险高；软件上，多数依赖Excel、Word管理，缺乏专业系统，纸质档案数字化转化率不足30%，电子档案格式、存储不规范，备份不及时，难以实现“双轨制”管理。

（四）制度体系不完善，管理流程不规范

部分制度长期未修订，缺乏电子档案、信息化建设相关规定；兼职档案员职责不明确，导致材料遗漏归档；管理流程无统一标准，分类混乱、检索困难；未将档案管理纳入绩效考核，对不规范行为缺乏约束，参与积极性不足。

四、新形势下高职院校档案管理的优化路径

（一）强化思想认识，提升战略地位

将档案管理纳入学校中长期规划与年度重点，成立校长牵头的工作领导小组，同步部署考核；将档案专项经费提高至年度总经费2%以上，保障设备、库房与培训投入；通过校园网、专题讲座宣传相关法规与案例，营造全员参与氛围，将归档情况纳入部门与教职工考核，形成激励约束。

（二）健全制度体系，规范管理流程

修订《档案管理办法》《电子档案管理规定》等核心制度，明确各环节操作标准与责任主体；按教学、科研、行政等类别细化归档范围、规范与保管期限，明确电子档案存储格式与加密方式；建立协同机制，要求兼职档案员每月预立卷移交，档案部门负责指导监督；成立督查小组，定期检查制度执行情况，对档案丢失、损毁等行为严肃追责。

（三）加强队伍建设，培育复合型人才

构建“引进-培养-激励”体系，引进档案学、信息管理等专业本科人才，确保专职档案员与师生比不低于1:1000，选拔责任心强的教职工担任兼职档案员，搭建“专职+兼职”管理网络；每年组织管理人员参与省级以上培训，邀请专家进校园讲座，鼓励考取专业职称；在职称评定、绩效分配中向档案队伍倾斜，设立创新与优秀表彰项目，强化职业道德教育，提升职业认同感。

（四）推进数字化转型，完善基础设施

按“八防”要求改造库房，配备智能密集架、恒温恒湿设备、防火防盗系统等硬件设施；搭建智能管理平台，引进全生命周期档案管理系统，开发手机端查询与线上预约功能，打通与教务、科研等系统的数据接口，实现数据共享；优先对评估、“双高计划”、校史等重点档案进行数字化转化，建立电子档案数据库，加密处理并设置分级权限，定期开展异地与离线备份；引入人工智能实现智能分类、自动编目，利用大数据挖掘决策支持数据，尝试区块链技术保障电子档案真实性。

（五）创新服务模式，提升利用价值

围绕中心工作编撰《校史年鉴》《教学改革成果汇编》等，针对评估等重点工作编制专题汇编；建立“一站式”服务窗口，开通线上咨询，向社会开放非涉密档案，提升社会服务能力；打造校史陈列馆与线上展览，开展“档案中的校史故事”等主题活动，挖掘档案育人价值；通过问卷调查收集师生意见，持续优化服务流程与质量。

五、结论

新形势下，高职院校档案管理现代化转型是职业教育改革的必然要求，也是提升内部治理能力的关键。面对多重困境，学校需将其纳入发展全局，从理念、制度、队伍、技术、服务五维度综合施策，推动传统模式向数字化、智能化、价值化转型。构建“制度健全、队伍专业、技术先进、服务高效”的现代化体系，充分发挥档案记录发展、提升治理、支撑评估、培育文化的核心价值，为“双高计划”与高素质技术技能人才培养提供保障。未来，随着新技术深度应用，档案管理需持续创新，助力学校高质量发展。

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